Wkudk

Sådan organisere et elektronisk registreringssystem

Organisation er nøglen til såvel erhvervslivet som personlig brug. Uanset hvem du er, er det vigtigt at have gode organisatoriske evner, især når der beskæftiger sig med dokumenter - som vi alle gør på et tidspunkt. I dagens verden, er organisationen lavet simpelt for os gennem brug af computere og elektroniske arkiveringssystemer. Selv om dette værktøj er til rådighed for os, kan vi stadig har brug for lidt hjælp til at bruge det til den største fordel. Hvis dette beskriver dit forhold til elektronisk arkivering, kan følgende retningslinier vise sig nyttigt.

Steps

Sådan organisere et elektronisk registreringssystem. Afgøre, hvilke oplysninger du ønsker at organisere elektronisk.
Sådan organisere et elektronisk registreringssystem. Afgøre, hvilke oplysninger du ønsker at organisere elektronisk.
  1. 1
    Afgøre, hvilke oplysninger du ønsker at organisere elektronisk.
  2. 2
    Opret en vigtigste elektronisk mappe, der vil holde alle de andre i relation til det sæt af oplysninger, du ønsker at organisere. Du kan vælge at mærke denne mappe hvad du kan lide, vil dog de fleste computere har en grundlæggende standard opsætning af mapper, herunder My Documents, Mine Billeder, Musik osv., der kan være nyttige til dette formål. Hint - når mærkningen mapper, forsøge at være så kortfattet som muligt, ved hjælp af det mindste beløb af ord, der vil klart formidle, hvad mappen indeholder.
  3. 3
    Afhængigt af mængden af oplysninger, som du ønsker at organisere, kan du også nødt til at oprette undermapper i hovedmappen. For eksempel, hvis du prøvede at organisere din skat elektronisk kan du mærke de vigtigste mappen "Skatter", og hver undermappe, efter år. Denne type mappe-undermappe organisation vil holde dine filer på en hurtig og nem adgang.
  4. 4
    Inden for de mapper, er det bedst at medtage datoer på alle dokumenter, og arrangere dem kronologisk efter sådan. Du ønsker måske at indeholde datoen for dokumentet i dets filnavn så godt.
  5. 5
    Vær sikker på at fortsætte sikkerhedskopiere dine filer til en disk, helst hver tre til fire uger.
  6. 6
    Som din elektroniske registreringssystem vokser, vil du nødt til at holde det nuværende ved at flytte dokumenter til en disk, der ikke længere adgang regelmæssigt. Ved at eliminere denne rod, vil det være lettere for dig at bruge arkiveringssystem mere effektivt.

Tips

  • Når dating dine filer, er det bedst at bruge formatet - year.month.day. fx 2010.09.29 at holde dem i orden. Du kan hvis du foretrækker glip af prikkerne og århundrede, så det ender bare 100.929.
  • Når du arbejder mere med din elektroniske registreringssystem, vil du opdage, hvad der virker bedst for dig og de dokumenter, du ønsker at afholde. Det vigtigste aspekt af organisation er funktionalitet, så det er vigtigt for dig at nappe disse retningslinjer for at passe din definition af "usability".
  • Prøv at holde dine mapper ikke er dybere end 3 dyb, vil det være tilstrækkeligt for de fleste hjem og forretningsmæssige formål.