Sådan maile en professor

Skriver en e-mail til en professor

1. 1
   Læs pensum. Ofte gange, har det spørgsmål, du gerne vil stille allerede blevet besvaret i materialet professoren har givet i begyndelsen af ​​klassen. Anmoder en professor gå over det igen gør dig til at ligne du ikke er en seriøs studerende og kun skader din sag.
2. 2
   Sørg email er virkelig den bedste måde at kommunikere dit problem. E-mail er ofte langt mere tidskrævende end en egentlig samtale. Det generelt tager længere tid at komponere tekstbehandlet tekst, end at sige det. Og selvom e-mail er kort og hurtig for dig at implementere, kan det svar, som du spørger være tidskrævende for professoren. For eksempel, e-mail en professor til at spørge "hvad gjorde jeg glip af?" er ikke cool. Du dybest set forventer professoren at tage sig tid til at skrive op en hel klasse til dig. Også, ikke e-mail for at spørge om dine karakterer. I hvert fald i USA, betyder FERPA love mange universiteter har instrueret professorer ikke at sende lønklasse information via e-mail. (Plus karakterer bedre diskuteres i person. Gå til professorens kontortid eller lave en aftale, hvor du kan sidde ned sammen og gennemgå dit arbejde. Derefter professoren kan vise dig præcis, hvor i opgaven, du faldt kort. Også, du er mere tilbøjelige til at komme på tværs som interesseret i at lære snarere end at være en karakter grubber bare klynker for at få ekstra point.) Når det er muligt, så prøv at have en "live", synkron samtale med din professor. En generel regel-of-thumb er: Hvis det kommer til at tage din professor længere tid at skrive ud et svar på din e-mail, end at sige det, genoverveje din brug email. Gør brug af professorens kontortid - du kan ringe og / eller dukke op - og sandsynligvis få en øjeblikkelig reaktion. Eller hvis kontortid ikke virker for dig, lave en aftale for at besøge enten via telefon eller in-person på et andet tidspunkt. Reserve email til korte udvekslinger.
3. 3
   Brug din akademiske konto. Folk er overdænget med e-mails hver dag, og ved hjælp af din skole-konto, vil du have en bedre chance for at undgå spam filter eller din professor springer lige over din e-mail, fordi det er fra en ukendt adresse.
4. 4
   Medtag en meningsfuld emnelinjen. Mens dette er sandt for hver e-mail, du sender (som du ønsker at blive læst), det er især vigtigt, når du forsøger at kommunikere med en person, hvis dagen er travlt nok som det er.
   • Hvis din professor ikke allerede har en foretrukken konvention, derefter en god standard er at starte med dit kursus afdeling, nummer og sektion (eller dag og tidspunkt selvfølgelig) og derefter emnet for din e-mail. For eksempel, "PSYC100 Afsnit XX: Spørgsmål om dataindsamling til projektet" ville være en udmærket måde udfylde emnelinjen. Med din akademiske konto og dit velbefindende titlen emne, kender professoren, hvem du er, og præcis hvad du vil, selv før du klikker på "Åbn". Denne information hjælper professoren organisere og prioritere de studerendes e-mails. Herunder afsnittet info er især vigtigt for professorer, der underviser flere sektioner af det samme kursus. Hvis du ikke kan huske dit sektion nummer, og derefter give dag og tid kurset møder (PSYC1001 MW @ 2 pm). Navngivning genstand for kursus kan være næsten lige så ubrugelig som en tom e-mail, tænk, hvis en god del af dit job var forsker og undervisning psykologi emner og en e-mail ankommer i din indbakke med titlen "psykologi".
   • Aldrig sende en besked uden emnelinjen.
5. 5
   Brug altid en hilsen. Må ikke begynde med "Hey" eller lignende hverdagssprog. Generelt skal du bruge "Kære professor Last-navn." Hvis instruktøren ikke har en ph.d., så husk at "Fru" kun er egnet for gifte kvinder, der foretrækker det (og at mange kvindelige akademikere ikke tager deres mands navn). "Ms" er sikrere, især hvis du ikke kender instruktørens ægteskabelig status, og er ofte foretrækkes uanset.
   • Hvis han eller hun underskriver på svaret med et fornavn, er det stadig bedst at behandle ham eller hende som "Dr. Last-name" eller "Professor Last-name" i en email. Brug ikke professorens fornavn, medmindre du er blevet udtrykkeligt opfordret til at gøre det. Og please, staver din professor navn korrekt.
6. 6
   Kortvarigt og høfligt oplyse hvorfor du e-mailer. Kun tilbyde så meget information som er relevant for situationen og den sandsynlige til renter professoren. Kom til sagen med det samme. Mens dokumentet prøver i denne wiki starte med forfatteren give hans eller hendes navn i brødteksten, det er faktisk en dårlig måde at begynde. Professoren skal allerede kender dit navn fra den e-mail overskrifter og fra underskrivelsen af ​​din besked. Så ikke alene er sådanne oplysninger overflødige, men det gør også du lyder som en 8-årig skriver til hans eller hendes første penneven, hvis du begynder "Hello. Mit navn er...." I stedet kommer til det punkt, hvorfor du skriver. Vær sikker på at medtage navn eller nummer af kurset (herunder sektion info), som du skriver om, i e-mail såvel som i emnelinjen. Denne information er værd at inkludere i selve e-mailen, fordi nogle e-mail-programmer, som Gmail, viser ikke emnet, når du forlader indbakke.
7. 7
   Hvis du e-maile med et problem, foreslå en løsning. (Se Tip nedenfor). Vær hensynsfuld, men hvordan din løsning kan skabe ekstra arbejde for professoren.
8. 8
   Underskrive den med dit navn. Brug for-og efternavn, og selvom du ved, at din professor kender dig ved navn, indeholde dit kursus og § information under dit navn. Du vil redde hende at skulle regne ud, hvad kursus og sektion, du taler om, hvis hun har brug for at se op noget om kurset for at besvare dit spørgsmål
9. 9
   Læse den igen. Hvis du ikke har stavekontrol på din e-mail, så du kan kopiere meddelelsen, indsætte det i et tekstbehandlingsprogram, og køre stavekontrol der. Overveje ikke kun mekanik, men også hvad du har sagt. Stræb efter en høflig tone, kortfattet sprog og klart formål.
10. 10
    Hvis problemet er ømskindet, eller e-mail lange, bede en anden om at læse det, også. Spørg om din læser ville blive krænket af en sådan e-mail, hvis det blev rettet mod ham eller hende.
    • Foretag nødvendige ændringer, og send den til din professor.
11. 11
    Tillad tilstrækkelig tid til et svar. Se tips nedenfor om, hvordan man håndterer en professor manglende svar. Hvis du sender kun et stykke information ("Jeg har influenza og vil ikke være i klassen på tirsdag, men Sue vil vende i mit papir for mig".), Så professoren kan ikke behandle et svar nødvendigt. I dette tilfælde, er du færdig.
12. 12
    Når et svar er modtaget, erkende det. Et simpelt "tak", kan være nok. Hvis det er nødvendigt, skrive en mere omfattende e-mail med de samme retningslinjer for at opnå en professionel effekt. Hvis sagen ikke bliver afhjulpet email, så spørg for en aftale at mødes personligt.